Datenschutzerklärung

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist Joshua Sievert (Utably), Landsbergerstraße 46, 04157 Leipzig, Deutschland. Du kannst uns unter support@utably.com oder über die Angaben auf unserer Impressumsseite erreichen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die verarbeitet werden, wenn du Utably nutzt — einschließlich Kontoerstellung, Produktnutzung, von dir gespeicherter Inhalte, Kundensupport, Abrechnung und Sicherheit. Die speziell auf Analysen bezogene Verarbeitung ist gesondert in unserem Datenschutzhinweis — Analyse geregelt.

Je nachdem, wie du das Produkt nutzt, verarbeiten wir ggf. Identifikationsdaten (Name, E-Mail-Adresse), Zugangsdaten, von dir angegebene Profildaten, Dokumente und Inhalte, die du hochlädst oder erstellst, Abonnement- und Zahlungs-Metadaten, Kommunikation mit dem Kundensupport sowie Sicherheits- und Betrugspräventionssignale (einschließlich Bot-Schutz-Signale, die über Cloudflare Turnstile erfasst werden, wenn du öffentliche Formulare absendest).

DATEN BEI SOCIAL LOGIN: Wenn du dich über einen Social-Login-Anbieter (derzeit Facebook oder LinkedIn) anmelden oder registrieren möchtest, löst du durch Klick auf "Anmelden mit [Anbieter]" selbst eine Datenübertragung von diesem Anbieter an uns aus. Wir erhalten und verarbeiten folgende Daten vom Social-Anbieter:

• E-Mail-Adresse — zur Identifikation deines Kontos, zum Abgleich bestehender Konten oder zur Erstellung eines neuen Kontos • Name (Vor- und Nachname) — zum Ausfüllen deines Profils • Profilbild — wird vom Social-Anbieter heruntergeladen und auf unserer Infrastruktur (AWS S3) gespeichert, um eine zuverlässige Verfügbarkeit innerhalb des Dienstes zu gewährleisten • Anbieter-Kennung (Social Provider ID) — eine eindeutige ID des Anbieters, die deine Social-Identität mit deinem Utably-Konto verknüpft

Du kannst dein Profilbild jederzeit in deinen Kontoeinstellungen ändern oder löschen. Meldest du dich mit mehreren Social-Anbietern unter derselben E-Mail-Adresse an, werden diese Identitäten zu einem einzigen Utably-Konto verknüpft.

BESONDERE KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN: Lebensläufe, Profilangaben und Dokumente, die du hochlädst, speicherst oder über unsere Funktionen (einschließlich der Browser-Erweiterung) überträgst, können beiläufig besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit), sofern du solche Informationen freiwillig einfügst. Wir verlangen diese Daten nicht von dir und verarbeiten sie nur, weil du sie freiwillig in deine Dokumente aufgenommen hast. Wir empfehlen dir, sorgfältig abzuwägen, ob du solche sensiblen Informationen angeben möchtest. Unsere Rechtsgrundlage für eine etwaige beiläufige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist deine ausdrückliche Einwilligung durch freiwillige Offenlegung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um den Dienst bereitzustellen und zu verbessern, deine Dokumente zu erstellen und zu speichern, Support zu leisten, Abonnements zu verwalten, Missbrauch zu verhindern und gesetzliche Pflichten zu erfüllen.

Utably nutzt künstliche Intelligenz (KI), um bestimmte Funktionen bereitzustellen — darunter die Erstellung von Anschreiben, CV-Inhaltsvorschläge, Karriereinsights und Bewerbungsanalysen. Wenn du diese Funktionen nutzt, können deine Profildaten und Inhalte von KI-Diensten (AWS Bedrock) verarbeitet werden, um personalisierte Ergebnisse zu erzeugen.

KI-TRANSPARENZ (ART. 50 KI-VO): Wenn du den Assistenten "Uta" nutzt, interagierst du mit einem KI-System (Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 50). Wir weisen dich hiermit ausdrücklich darauf hin, dass deine Konversation mit einer künstlichen Intelligenz und nicht mit einem Menschen erfolgt.

EINORDNUNG DER ANALYSEFUNKTIONEN: Die Job-Match-Analyse, der Dokumenten-Check und FitCheck sind Selbsteinschätzungs-Werkzeuge, die du als Bewerber:in eigenständig auf deine eigenen Unterlagen anwendest. Es handelt sich nicht um arbeitgeberseitige Systeme zur Personalbeschaffung, Auswahl, Vorauswahl (Screening) oder Bewertung bzw. Rangfolge von Bewerber:innen im Sinne von Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689. Utably trifft keine Entscheidungen über dich; die Ergebnisse dienen ausschließlich deiner eigenen Orientierung.

WICHTIG: KI-generierte Inhalte werden ohne Gewähr ("as is") bereitgestellt und können Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Du solltest alle KI-generierten Inhalte vor der Verwendung prüfen, anpassen und verifizieren. Wir garantieren nicht, dass KI-Ausgaben korrekt, geeignet oder frei von Verzerrungen sind.

Deine Daten, die von KI-Diensten verarbeitet werden, werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die KI-Verarbeitung findet in unserer EU-Infrastruktur (AWS-Region eu-north-1) im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsverträge statt.

UTA-ASSISTENT UND GEDÄCHTNIS: Der in Utably integrierte Assistent "Uta" verarbeitet deine Chat-Nachrichten sowie relevante Profil- und Bewerbungsdaten über KI-Dienste (AWS Bedrock), um dir im Produkt zu helfen. Damit Uta dich persönlich begleiten kann, speichert er ein internes Gedächtnis (z. B. bevorzugte Anrede, deine Ziele oder wichtige Ereignisse, die du ihm mitteilst). Dieses Gedächtnis wird zusammen mit deinen Kontodaten in unserer EU-Infrastruktur gespeichert, ist im Datenexport deines Kontos enthalten (Art. 15 und 20 DSGVO) und wird bei Löschung deines Kontos vollständig gelöscht.

SPRACHMODUS: Wenn du den Sprachmodus von Uta aktivierst, wird dein Mikrofon nur für die Dauer der Sprachsitzung verwendet. Die Audiodaten werden in Echtzeit an ein Sprach-KI-Modell (AWS Bedrock, Amazon Nova Sonic) in unserer EU-Infrastruktur übertragen und dort verarbeitet; wir speichern keine Audioaufnahmen. Transkripte des Gesprächs werden wie reguläre Chat-Nachrichten behandelt.

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhen und dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). KI-gestützte Ergebnisse sind Vorschläge zu deiner eigenen Orientierung und ersetzen keine menschliche Entscheidung.

Wenn du unser Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir den von dir eingegebenen Namen, deine E-Mail-Adresse, den Betreff und deine Nachricht ausschließlich, um deine Anfrage entgegenzunehmen und zu beantworten. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du über das Einwilligungs-Häkchen im Formular erteilst; für den Spam-Schutz des Formulars (Cloudflare Turnstile) ist unsere Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Missbrauchsvermeidung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Deine Nachricht wird an unser Backend auf AWS in der EU übertragen; Cloudflare Turnstile führt eine Bot-Prüfung durch. Wir löschen die Daten aus dem Kontaktformular, sobald deine Anfrage abschließend bearbeitet wurde, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Utably bietet eine optionale Browser-Erweiterung ("Utably Job Importer") für Chrome, Edge, Firefox und Safari an, mit der du Stellenanzeigen von Drittanbieter-Websites in dein Utably-Konto importieren, Bewerbungsformulare mit deinen Utably-Profildaten ausfüllen und deine gespeicherten Bewerbungen direkt in der Erweiterung verwalten kannst. Dieser Abschnitt beschreibt, wie die Erweiterung personenbezogene Daten verarbeitet. Er ergänzt die übrige Datenschutzerklärung und ersetzt sie nicht.

DATEN, DIE WIR ÜBER DIE ERWEITERUNG VERARBEITEN: • Von dir importierte Stellenanzeigeninhalte (Jobtitel, Unternehmen, Ort, Name des Recruiters, Stellenbeschreibung, Quell-URL) — werden nur aus der von dir aktiv angezeigten Seite ausgelesen, wenn du auf "Automatisch ausfüllen" klickst oder Inhalte selbst einfügst, und lokal in deinem Browser als Import-Entwurf gespeichert, bis du sie in deinem Konto speicherst oder verwirfst • Deine Utably-Profildaten (Name, Kontaktdaten, beruflicher Werdegang und Ausbildung) — werden aus deinem Utably-Konto geladen, wenn du die Profil-Ausfüllfunktion nutzt, und erst dann in deinem Browser in die Felder eines Bewerbungsformulars (z. B. Greenhouse, Lever, Ashby) geschrieben, nachdem du in einer Vorschau gesehen hast, welche Felder genau auf welcher Website ausgefüllt werden, und du diese Website für das Ausfüllen freigegeben hast. Dieser Bestätigungsdialog wird vor jedem Ausfüllen angezeigt — auch auf bereits freigegebenen Websites. Die Freigaben werden pro Website lokal in deinem Browser gespeichert, laufen nach 30 Tagen automatisch ab, werden beim Abmelden entfernt und können jederzeit in der Erweiterung gelöscht werden. Das Einfügen der Daten in das Formular übermittelt sie noch nicht an die Betreiberin der Website — das geschieht erst, wenn du das Formular selbst absendest. • Deine in deinem Utably-Konto gespeicherten Bewerbungsunterlagen (Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse und weitere Anhänge, die du in der Web-App für die Erweiterung freigegeben hast) — werden über kurzlebige, geschützte Links nur dann abgerufen, wenn du sie per Klick in ein Datei-Feld einer Bewerbungsseite hochlädst oder auf dein Gerät herunterlädst; die Erweiterung behält keine Kopien der Dokumentinhalte • Von dir auf einer Seite markierter und ausdrücklich erfasster Text (Textauswahl-Funktion) — wird einem von dir gewählten Feld deines Import-Entwurfs zugeordnet und lokal in deinem Browser als Teil dieses Entwurfs (zusammen mit der Seitenadresse) gespeichert, bis du den Import speicherst oder verwirfst; niemals automatisch erfasst • Deine gespeicherten Utably-Bewerbungen und deren Status — werden aus deinem Utably-Konto geladen, damit du sie in der Erweiterung ansehen und aktualisieren kannst • Authentifizierungs-Token (ein kurzlebiges Access-Token und ein Refresh-Token) — werden lokal im Erweiterungsspeicher des Browsers gespeichert und ausschließlich zur Authentifizierung von Anfragen an api.utably.com verwendet. Anfragen der Erweiterung an unsere API unterliegen derselben technischen Server-Protokollierung wie die übrige Nutzung des Dienstes. • FitCheck — wenn du auf "FitCheck" klickst, werden die im Vorschauformular angezeigten Jobdetails (Jobtitel, Unternehmen, Ort, Beschreibung, Quell-URL) an api.utably.com/extension/llm gesendet. Dein Profil wird nicht aus deinem Browser übertragen; unser Backend führt die Jobdetails serverseitig mit dem bereits in deinem Konto gespeicherten Profil zusammen, um die Job-Fit-Analyse mithilfe von KI-Diensten (AWS Bedrock, EU-Region eu-north-1) zu erstellen. Aktuelle FitCheck-Ergebnisse (bis zu 20, für bis zu 24 Stunden) werden lokal in deinem Browser zwischengespeichert, damit die Wiederholung einer Prüfung dein Kontingent nicht verbraucht; du kannst diesen Zwischenspeicher jederzeit entfernen, indem du den Erweiterungsspeicher in deinem Browser löschst oder die Erweiterung deinstallierst. • Tab-Adressen, während die Erweiterung geöffnet ist — um das Feld "Quell-URL" deines Import-Entwurfs vorzubefüllen, liest die Erweiterung die Web-Adresse (URL) des Tabs, den du gerade ansiehst, solange ihr Panel bzw. Popup geöffnet ist. Seiteninhalte werden dabei nicht gelesen; die Adressen werden lokal verarbeitet und nur dann an uns übertragen, wenn du selbst einen Import oder FitCheck startest.

WAS WIR NICHT TUN: • Kein Hintergrund-Browsing, kein Crawling. Die Erweiterung enthält keine Skripte, die beim Laden von Webseiten automatisch ausgeführt werden. Auf Seiteninhalte wird erst zugegriffen, wenn du in einem bestimmten Tab auf "Automatisch ausfüllen" klickst, ein Ausfüllen startest oder markierten Text ausdrücklich erfasst. • Kein Erfassen von Passwörtern oder Zugangsdaten. Die Erweiterung sammelt und übermittelt keine Passwörter, Cookies oder deinen Browserverlauf. Beim Ausfüllen von Formularen liest sie Feldbezeichnungen und -typen, um Felder zuzuordnen, und prüft lokal, ob ein Feld bereits einen Wert enthält, damit sie nichts überschreibt, was du eingegeben hast; Feldinhalte werden niemals irgendwohin übermittelt. • Keine Analyse-, Tracking-Pixel oder Werbe-SDKs von Drittanbietern sind in der Erweiterung enthalten. Die Erweiterung enthält überhaupt keinen Drittanbieter-Code. • Die Erweiterung sendet niemals ein Bewerbungsformular für dich ab. Sie schreibt nur Werte in Felder und hängt von dir ausgewählte Dateien an; das Prüfen und Absenden der Bewerbung bleibt immer deine eigene Handlung. • Es werden keine Daten verkauft oder an Dritte weitergegeben, die über die unter "Empfänger und Auftragsverarbeiter" genannten Auftragsverarbeiter hinausgehen. Ausgenommen sind Daten, die du selbst über die Ausfüll-, Dokumenten-Upload- oder Textauswahl-Funktion in ein Bewerbungsformular einfügst: Diese gelangen an die Betreiberin der jeweiligen Website, sobald du das Formular absendest. Siehe "Bewerbungs-Websites Dritter" unter "Empfänger und Auftragsverarbeiter".

BROWSER-BERECHTIGUNGEN: • activeTab / scripting — werden nur in dem Moment genutzt, in dem du auf "Automatisch ausfüllen" klickst (um die Stellenanzeige im aktiven Tab zu lesen), ein Ausfüllen startest oder markierten Text erfasst • tabs — wird genutzt, um Tab-Adressen wie oben beschrieben zu lesen und um einen bereits geöffneten Utably-Web-App-Tab zu fokussieren, statt einen doppelten Tab zu öffnen • storage — wird zum lokalen Speichern von Authentifizierungs-Token, deinen Einstellungen, deinen Ausfüll-Freigaben pro Website, noch nicht gesendeten Import-Entwürfen und dem temporären FitCheck-Zwischenspeicher im Browser genutzt; dein Profil-Cache liegt ausschließlich im Session-Speicher (wird beim Schließen des Browsers gelöscht) • sidePanel — stellt das Seitenpanel der Erweiterung in Chrome und Edge dar; in Firefox und Safari nutzt die Erweiterung stattdessen ein reguläres Popup • downloads — wird nur genutzt, wenn du eine deiner eigenen gespeicherten Bewerbungsunterlagen per Klick auf dein Gerät herunterlädst • Website-Zugriff — die einzigen Websites, die die Erweiterung immer kontaktieren darf, sind unsere eigenen API-Endpunkte (api.utably.com). Um auf anderen Websites eine Stellenanzeige zu lesen oder ein Formular auszufüllen, benötigt sie die optionale Browser-Berechtigung "Zugriff auf Websites" (:///*); dein Browser bittet dich um diese Berechtigung, wenn du eine solche Funktion zum ersten Mal nutzt. Beachte, dass diese Berechtigung auf Browser-Ebene allgemein gilt — sie ist nicht auf die Website beschränkt, auf der du dich in dem Moment befindest — und bestehen bleibt, bis du sie widerrufst; das kannst du jederzeit in den Erweiterungseinstellungen deines Browsers tun. Unabhängig von dieser Berechtigung greift die Erweiterung auf eine Seite immer nur dann zu, wenn du dort aktiv eine Aktion auslöst (siehe oben).

RECHTSGRUNDLAGE: Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — die Verarbeitung der Daten, die du importieren, ausfüllen, hochladen oder analysieren möchtest, ist erforderlich, um die von dir angeforderten Import-, Ausfüll-, Dokumenten- und FitCheck-Funktionen bereitzustellen. Die oben beschriebene Freigabe pro Website ist eine zusätzliche Schutzmaßnahme auf Grundlage dieser Rechtsgrundlage und keine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; das Löschen einer Freigabe verhindert jedes weitere Ausfüllen auf dieser Website. Soweit die von dir übertragenen Profildaten, Dokumente oder Texte besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO — z. B. Gesundheitsdaten, Angaben zu einer (Schwer-)Behinderung, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit), verarbeiten wir diese ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung, die du durch die freiwillige Aufnahme dieser Angaben und die Freigabe der konkreten Website erteilst (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Du kannst diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

SPEICHERDAUER: Importierte Stellenanzeigen werden in deinem Utably-Konto gespeichert und unterliegen den gleichen Aufbewahrungsregeln wie deine übrigen Kontodaten (siehe "Speicherdauer" und "Datenspeicherung und automatische Kontolöschung"). Im Browser gespeicherte Authentifizierungs-Token sind kurzlebig und können jederzeit durch Klick auf "Abmelden" in der Erweiterung oder durch Löschen des Erweiterungsspeichers widerrufen werden. Freigaben pro Website laufen nach 30 Tagen ab und werden beim Abmelden entfernt. Noch nicht gesendete Import-Entwürfe und der FitCheck-Zwischenspeicher verbleiben in deinem Browser, bis du den Entwurf speicherst oder verwirfst, den Erweiterungsspeicher leerst oder die Erweiterung deinstallierst; der FitCheck-Zwischenspeicher läuft zusätzlich nach 24 Stunden automatisch ab. Dein Profil-Cache liegt ausschließlich im Session-Speicher und wird beim Schließen des Browsers verworfen. Dokumente, die du auf dein Gerät herunterlädst, verlassen damit unseren Verantwortungsbereich; ihre Löschung liegt bei dir.

DEINSTALLATION: Wenn du die Erweiterung aus deinem Browser entfernst, werden alle lokal gespeicherten Erweiterungsdaten (Token, Einstellungen, Freigaben, Entwürfe, Zwischenspeicher) gelöscht. Bereits in dein Utably-Konto importierte Daten werden dadurch nicht gelöscht; nutze dafür die Kontolöschung in der Web-App.

Für Nutzer:innen unter der DSGVO stützen wir die Verarbeitung auf Erfüllung eines Vertrags (Bereitstellung des Dienstes), Einwilligung (sofern erforderlich, etwa bei bestimmten Kommunikationen), Erfüllung gesetzlicher Pflichten und berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrugsprävention und Produktverbesserung — jeweils abgewogen gegen deine Rechte).

SOCIAL LOGIN: Wenn du dich über einen Social-Anbieter anmeldest, löst du die Datenübertragung aktiv durch Klick auf "Anmelden mit [Anbieter]" aus. Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Social-Anbietern erhaltenen Daten ist die Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — die Daten sind erforderlich, um dein Konto wie von dir gewünscht zu erstellen und zu betreiben. Für die Speicherung deines Profilbilds auf unserer Infrastruktur ist unsere Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), abgewogen gegen dein Recht, das Bild jederzeit über deine Kontoeinstellungen zu löschen oder zu ändern.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Die Speicherfristen variieren je nach System und Datentyp. Wo möglich, wenden wir Datenminimierung, Löschung oder Aggregation an. Du kannst die Löschung über die Einstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit dem Support beantragen.

Im Einklang mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) speichern wir personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich. Konten, die zwölf (12) aufeinanderfolgende Monate inaktiv sind, werden automatisch und dauerhaft zusammen mit allen zugehörigen Daten gelöscht.

DEFINITION VON INAKTIVITÄT: Ein Konto gilt als "inaktiv", wenn sich der Kontoinhaber nicht im Dienst angemeldet hat UND kein aktives kostenpflichtiges Abonnement besteht. Gekündigte Abonnements, die inaktiv bleiben, unterliegen der gleichen Zwölf-Monats-Regel.

AUSNAHME FÜR ZAHLENDE ABONNENTEN: Konten mit einem aktiven kostenpflichtigen Abonnement unterliegen — unabhängig von der Login-Aktivität — niemals der automatischen Löschung. Solange dein Abonnement aktiv ist, bleiben dein Konto und deine Daten erhalten.

ZURÜCKSETZEN DES INAKTIVITÄTSTIMERS: Eine Anmeldung in deinem Konto setzt den Zwölf-Monats-Timer jederzeit zurück. Du musst nichts weiter tun, außer dich anzumelden, um die automatische Löschung zu verhindern.

BENACHRICHTIGUNGSPLAN: Bevor eine automatische Löschung erfolgt, benachrichtigen wir dich zu folgenden Zeitpunkten:

• Monat 10 der Inaktivität: Erste Warn-E-Mail, die dich darüber informiert, dass dein Konto in ca. zwei Monaten gelöscht wird, wenn du dich nicht anmeldest • Monat 11 der Inaktivität: Zweite Erinnerungs-E-Mail, die dich darüber informiert, dass dein Konto in ca. einem Monat gelöscht wird • Eine Woche vor der Löschung (ca. Monat 11,75): Letzte Benachrichtigungs-E-Mail, die dich darüber informiert, dass dein Konto in sieben Tagen gelöscht wird

Alle Benachrichtigungs-E-Mails werden an die mit deinem Konto verknüpfte E-Mail-Adresse gesendet.

WAS GELÖSCHT WIRD: Bei automatischer Löschung werden folgende Daten dauerhaft entfernt:

• Dein Cognito-Nutzerkonto (Authentifizierungsdaten) • Alle DynamoDB-Datensätze, die mit deinem Konto verknüpft sind (Benutzerdaten, Profil, Einstellungen, Präferenzen und alle gespeicherten Inhalte) • Alle S3-Dateien, die mit deinem Konto verknüpft sind (Profilbilder, hochgeladene Dokumente und generierte Dateien) • Stripe-Kundendaten (gelöscht oder anonymisiert gemäß den Anforderungen zur Datenaufbewahrung von Stripe) • Alle sonstigen Daten, die mit deiner eindeutigen Nutzerkennung verknüpft sind

Diese Löschung ist endgültig und unwiderruflich. Nach der automatischen Löschung können wir deine Daten nicht wiederherstellen.

VERLÄNGERUNG BEANTRAGEN: Wenn du dich nicht anmelden kannst, dein Konto aber behalten möchtest, kannst du uns unter support@utably.com kontaktieren, um eine Verlängerung der Inaktivitätsfrist zu beantragen.

Wir verkaufen deine personenbezogenen Daten nicht und werden dies auch nicht tun.

Wir setzen Cloud- und Infrastrukturanbieter als Auftragsverarbeiter auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen ein, darunter AWS-Dienste (Cognito, Lambda, DynamoDB, S3, CloudFront, Bedrock). Wir nutzen Cloudflare (Turnstile) als Auftragsverarbeiter für Bot-Schutz-Signale, die beim Absenden öffentlicher Formulare wie Newsletter-Anmeldung, Kontakt und E-Mail-Präferenzverwaltung erfasst werden. Wir nutzen MediaStack (mediastack.com) als Auftragsverarbeiter, um Funktionen für Unternehmensnachrichten und -recherche bereitzustellen; Unternehmensnamen, die mit deinen Bewerbungen verknüpft sind, können an MediaStack übermittelt werden, um relevante Nachrichtenartikel abzurufen.

ZAHLUNGSABWICKLUNG: Für die Abwicklung von Abonnementzahlungen setzen wir Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) als Zahlungsdienstleister ein. Wenn du ein kostenpflichtiges Abonnement abschließt, werden deine Zahlungs- und Abrechnungsdaten von Stripe verarbeitet; Utably speichert keine vollständigen Kartendaten.

TRANSAKTIONS-E-MAILS: Für den Versand von System- und Transaktions-E-Mails (z. B. System-Benachrichtigungen, Erinnerungen vor einer Kontolöschung, Antworten auf Kontaktanfragen) setzen wir Amazon Web Services Simple Email Service (AWS SES) als Auftragsverarbeiter ein. Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet.

PRODUKTANALYSE (POSTHOG): Wenn du in unser Analyse-Banner einwilligst, setzen wir PostHog (PostHog EU) als Auftragsverarbeiter für Produktanalysen und stichprobenartige Session Replays ein. PostHog wird ausschließlich nach deinem Opt-in über das Cookie-Banner aktiviert. Das Hosting erfolgt in der EU-Cloud von PostHog (eu.i.posthog.com); es findet keine Übermittlung in die USA statt.

GOOGLE MAPS (OPT-IN-EINBETTUNGEN): Wenn du in unseren Cookie-Einstellungen "Eingebettete Karten & Inhalte" aktivierst, betten wir auf den Bewerbungsdetail- und Kalender-Seiten Karten von Google Maps (Anbieter: Google LLC, USA) ein, damit du Standorte von Büros und Interview-Orten sehen kannst. Sobald du nach Erteilung der Einwilligung eine solche Seite öffnest, übermittelt dein Browser deine IP-Adresse, Anfragedaten und grundlegende Geräte-Signale an Google in die USA. Google kann über die Einbettung eigene Cookies setzen. Google ist für die über Maps empfangenen Daten eigenständiger Verantwortlicher; die Datenflüsse unterliegen den Google Maps Service Specific Terms und Googles Datenschutzerklärung (policies.google.com/privacy). Bis du einwilligst, zeigt Utably einen Klick-zum-Laden-Platzhalter — es werden keine Karten-Daten an Google übertragen.

SOCIAL-LOGIN-ANBIETER: Wenn du dich über Facebook oder LinkedIn anmeldest, treten diese Anbieter für den Authentifizierungsvorgang auf ihren Plattformen als eigenständige Verantwortliche auf. Wir erhalten Daten von diesen Anbietern nur dann, wenn du eine Anmeldung einleitest. Von Social-Anbietern erhaltene Profilbilder werden in AWS S3 gespeichert. Wir geben deine Utably-Daten nicht an Social-Anbieter zurück. Einzelheiten dazu, wie diese Anbieter deine Daten verarbeiten, findest du in ihren jeweiligen Datenschutzerklärungen.

BEWERBUNGS-WEBSITES DRITTER: Wenn du mit der Browser-Erweiterung ein Bewerbungsformular ausfüllst, ein Dokument hochlädst oder erfassten Text einfügst, gelangen die betreffenden Daten an die Betreiberin der jeweiligen Website — in der Regel eine Anbieterin eines Bewerbermanagementsystems (z. B. Greenhouse, Lever, Ashby) und das dahinterstehende Unternehmen —, sobald du das Formular absendest. Diese Betreiberinnen und Unternehmen sind für diese Daten eigenständige Verantwortliche. Wir haben mit ihnen keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Kontrolle über die weitere Verwendung der Daten und keinen Zugriff auf das, was du absendest; es gelten deren eigene Datenschutzhinweise. Je nach Anbieterin kann damit auch eine Übermittlung deiner Daten außerhalb der EU/des EWR auf Grundlage der dortigen Garantien verbunden sein. Utably wählt diese Websites nicht für dich aus und sendet niemals ein Formular in deinem Namen ab.

Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

Sofern wir personenbezogene Daten außerhalb des EU/EWR übermitteln, wenden wir geeignete Garantien an, etwa Standardvertragsklauseln sowie technische und organisatorische Maßnahmen.

US-ÜBERMITTLUNGEN ÜBER GOOGLE MAPS: Wenn du eingebettete Karten aktivierst, werden deine IP-Adresse und Anfragedaten an Google LLC in die USA übertragen. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das die Europäische Kommission als angemessenes Schutzniveau anerkannt hat (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023). Du kannst diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du die Cookie-Einstellungen über den Footer oder deine Konto-Einstellungen erneut öffnest.

CLOUDFLARE (TURNSTILE): Cloudflare, Inc. ist ein US-Anbieter. Beim Absenden öffentlicher Formulare können Daten an Cloudflare in die USA übermittelt werden. Diese Übermittlung ist durch die Zertifizierung von Cloudflare nach dem EU-US Data Privacy Framework sowie durch Standardvertragsklauseln abgesichert.

POSTHOG: PostHog-Produktanalysen werden in der EU-Cloud von PostHog (eu.i.posthog.com) gehostet. Es findet keine Übermittlung in ein Drittland statt.

AWS: Die Verarbeitung in unserer Kerninfrastruktur erfolgt in der AWS-Region eu-north-1 (Stockholm), wie an anderer Stelle in dieser Erklärung dargelegt.

Dir stehen unter Umständen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Datenübertragbarkeit in Bezug auf deine personenbezogenen Daten zu. Du kannst außerdem eine Einwilligung, sofern zutreffend, jederzeit widerrufen. Um deine Rechte auszuüben, nutze die In-App-Einstellungen oder kontaktiere den Support.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, die auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legst du Widerspruch ein, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Um dein Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an support@utably.com.

DATEN AUS SOCIAL LOGIN: Du kannst die von Social-Anbietern erhaltenen Daten in deinen Kontoeinstellungen verwalten. Du kannst dein Profilbild jederzeit ändern oder löschen, deinen Namen aktualisieren und verknüpfte Social-Identitäten verwalten. Wenn du dein Utably-Konto löschst, werden alle zugehörigen Daten gelöscht — einschließlich aller von Social-Anbietern heruntergeladenen Profilbilder.

AUFSICHTSBEHÖRDEN: Du hast das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Die für uns zuständige Behörde ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte (saechsdsb.de). Du kannst dich alternativ an die Aufsichtsbehörde deines Wohnsitzlandes im EU/EWR wenden; eine Liste findest du unter edpb.europa.eu.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei der Übertragung und das Prinzip der minimalen Rechte. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist absolut sicher, aber wir sind bemüht, deine Daten angemessen zu schützen.

Utably richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Um ein Konto zu erstellen und Abonnements zu erwerben, musst du mindestens 18 Jahre alt sein. Nutzer:innen im Alter von 16-17 Jahren können mit Einwilligung eines Elternteils oder einer erziehungsberechtigten Person die kostenlosen Funktionen nutzen.

Wir haben den Dienst mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen nach dem Grundsatz Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO) entwickelt und berücksichtigen den besonderen Schutz von Minderjährigen. Wir minimieren die Datenerhebung, verwenden standardmäßig datenschutzfreundliche Einstellungen und nutzen keine Techniken, die Nutzer:innen dazu animieren, mehr personenbezogene Daten anzugeben als erforderlich.

Wenn du den Verdacht hast, dass ein Kind unter 16 Jahren ohne entsprechende Einwilligung personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktiere uns bitte, damit wir geeignete Maßnahmen ergreifen können.

Wir können diese Erklärung anpassen, um Änderungen am Produkt oder regulatorische Änderungen abzubilden. Wir aktualisieren das Datum des Inkrafttretens und informieren dich zusätzlich, wenn dies erforderlich ist.

Fragen zu dieser Erklärung? Kontaktiere uns unter support@utably.com oder über die Kontaktseite.